ยกระดับ HR สู่การเป็นด่านหน้าด้านความปลอดภัย

การบูรณาการ (Integration) ระหว่าง ระบบรักษาความปลอดภัย (Security Systems) และ ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HR Application/HRIS) ถือเป็น "Best Practice" ขององค์กรสมัยใหม่ เพราะช่วยลดความซ้ำซ้อนของงานเอกสาร ลดความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error) และที่สำคัญที่สุดคือ ปิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัย ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการบูรณาการทั้ง 2 ระบบเข้าด้วยกัน

1. หลักการสำคัญ: HR คือ "ต้นน้ำ" (Single Source of Truth)

หัวใจของการบูรณาการคือ ข้อมูลพนักงานต้องมาจาก HR เท่านั้น

• เมื่อ HR เพิ่มพนักงานใหม่ -> ระบบ Security ต้องรับรู้ทันที

• เมื่อ HR แจ้งพนักงานลาออก -> ระบบ Security ต้องตัดสิทธิ์ทันที

2. รูปแบบการใช้งานจริง (Use Cases)

การเชื่อมต่อระบบจะสร้าง Workflow อัตโนมัติใน 3 สถานการณ์หลัก ดังนี้:

A. การรับพนักงานใหม่ (Onboarding)

·        แบบเดิม: HR เซ็นสัญญา -> ส่งอีเมลแจ้ง IT -> ส่งกระดาษแจ้งฝ่ายอาคาร -> ฝ่ายอาคารคีย์ข้อมูลทำบัตร (ช้าและผิดพลาดง่าย)

·        แบบบูรณาการ:

1.           HR บันทึกข้อมูลพนักงานใหม่ในระบบ HRIS

2.           ระบบส่ง API ไปยังระบบ Access Control

3.           สิทธิ์การเข้า-ออกประตู (Access Rights) ถูกสร้างรอไว้ตาม "ตำแหน่ง" หรือ "แผนก"

4.           พนักงานมาถึงวันแรก สามารถสแกนนิ้ว/หน้า หรือรับบัตรผ่านเข้างานได้ทันที

B. การปรับเปลี่ยนตำแหน่ง/ย้ายแผนก (Transfer/Promotion)

·        สถานการณ์: พนักงานทั่วไป เลื่อนขั้นเป็น Manager

·        การทำงาน: เมื่อ HR อัปเดตตำแหน่งงาน -> ระบบ Security Time Set & Time Zone จะปลดล็อกสิทธิ์เข้า "ห้องผู้บริหาร" หรือ "ลานจอดรถผู้บริหาร" ให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องให้คนไปนั่งแก้สิทธิ์ทีละประตู

C. การพ้นสภาพพนักงาน (Offboarding & Termination) (สำคัญที่สุด)

·        ความเสี่ยง: พนักงานถูกให้ออก แต่ฝ่าย HR ลืมแจ้งฝ่ายอาคาร/IT ทำให้พนักงานคนนั้นยังใช้บัตรเดิมกลับเข้ามาขโมยข้อมูลหรือก่อความเสียหายได้

·        การทำงาน: ทันทีที่ HR เปลี่ยนสถานะเป็น "Terminated" หรือ "Resigned" -> ระบบจะสั่ง ระงับ (Revoke) สิทธิ์การเข้าถึงอาคารและระบบ IT ทั้งหมดทันทีแบบ Real-time

3. ข้อมูลที่ควรเชื่อมโยงกัน (Data Mapping)

เพื่อให้ระบบทำงานได้ ข้อมูลเหล่านี้ต้องเชื่อมต่อกันเสมอ

ข้อมูลจาก HR (Master Data) ผลลัพธ์ในระบบ Security (Access Control)

Status (Active/Inactive) เปิด/ปิด การใช้งานบัตรผ่าน

Department / Cost Center กำหนดโซนที่เข้าได้ (เช่น IT เข้า Server Room ได้, บัญชีเข้าห้องการเงินได้)

Shift (กะการทำงาน) กำหนดช่วงเวลาที่เข้าได้ (Time Zone) เช่น เข้าได้เฉพาะ 08.00 - 17.00 น.

Employee Photo ใช้สำหรับ Face Recognition หรือพิมพ์ลงบนบัตรพนักงาน

Effective Date กำหนดวันเริ่มใช้งานและวันหมดอายุของสิทธิ์

4. เทคโนโลยีที่ใช้ในการเชื่อมต่อ (Technical Approach)

มี 3 ระดับความยากง่ายในการทำ:

1. File Based (พื้นฐาน): HR ระบบส่งออกไฟล์ CSV/Excel ทุกเที่ยงคืน แล้วระบบ Security นำเข้าไฟล์นั้นตอนตี 1 (ไม่อัปเดตทันที แต่ราคาถูก)

2. API Integration (มาตรฐาน): ใช้ REST API เชื่อมต่อกันโดยตรง ข้อมูลวิ่งแบบ Real-time (ต้องใช้ Developer หรือ Software ที่รองรับ)

3. Active Directory (AD) Bridge: (นิยมในองค์กรใหญ่) ให้ HR เชื่อมข้อมูลเข้า Microsoft Active Directory (AD) แล้วให้ระบบ Security ไปดึงสิทธิ์จาก AD อีกทอดหนึ่ง วิธีนี้จะจัดการทั้งการเข้าประตูและการเข้าคอมพิวเตอร์ในที่เดียว

5. ประโยชน์ที่จะได้รับ (ROI)

1. Zero Trust Security: ป้องกันคนนอกหรืออดีตพนักงานกลับเข้ามาในพื้นที่หวงห้าม 100%

2. Audit Trail: เวลาเกิดเหตุ ตรวจสอบได้ง่ายว่าใครเข้ามาทำอะไร เพราะข้อมูลตรงกับฐานข้อมูล HR

3. ลดงาน Admin: ฝ่ายบุคคลไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน ฝ่ายอาคาร/รปภ. ไม่ต้องมานั่งทำบัตรเอง

4. Time Attendance ที่แม่นยำ: ข้อมูลเวลาเข้า-ออกประตู สามารถส่งกลับไปที่ HR เพื่อคำนวณ "เวลาทำงาน/ขาด/ลา/มาสาย" เพื่อทำเงินเดือนได้เลย

ตัวอย่างโซลูชันการบูรณาการระดับพรีเมียม

เทคโนโลยีการเชื่อมต่อไร้ขีดจำกัดด้วย Rosetta API

สำหรับองค์กรที่ต้องการการเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้และมีการอัปเดตข้อมูลแบบทันที (Real-time Synchronization) โซลูชันเฉพาะทางที่สามารถเชื่อมต่อระหว่างระบบบริหารบุคคล (HR Application) และระบบควบคุมการเข้าออก (Access Control System) ได้อย่างราบรื่นคือ

การเชื่อมต่อ Suprema (Security) และ MASHR (HR) ด้วย Rosetta API

• Rosetta API คืออะไร: Rosetta API ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมต่อข้อมูล (Middleware) ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการส่งผ่านข้อมูลที่ซับซ้อนระหว่างระบบหลัก (เช่น HRIS) และอุปกรณ์ควบคุมการเข้าออก (เช่น Biometric Scanners ของ Suprema)

• ความสามารถหลัก:

• อัตโนมัติ 100%: เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะพนักงานใน MASHR (เช่น รับเข้า/ลาออก/ย้ายแผนก) ข้อมูลจะถูกส่งผ่าน Rosetta API ไปยังระบบควบคุมของ Suprema เพื่อเปิด/ระงับสิทธิ์การเข้าออก (Provisioning / Deprovisioning) ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องมีการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน

• ไร้ขีดจำกัด (Seamless): รองรับข้อมูลทั้งในมิติของบุคคล (ชื่อ, รหัส, รูปภาพ) และสิทธิ์การเข้าถึง (Access Groups, Time Zones) ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันเสมอ

• Real-time: ข้อมูลมีการอัปเดตเกือบจะทันที (Near Real-time) ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย โดยเฉพาะในกรณีที่มีการพ้นสภาพพนักงาน

การใช้ API เฉพาะทางเช่น Rosetta API นี้จึงเป็นก้าวสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายการบูรณาการ HR as Single Source of Truth ได้อย่างสมบูรณ์

Rosetta™ - Unified People & Security Platform — ControlA