ใบเตือน เขียนยังไงให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน

ใบเตือนไม่ใช่แค่เอกสารตำหนิ แต่คือหลักฐานสำคัญทางกฎหมายแรงงาน

🔹 ทำไม “ใบเตือน” ถึงสำคัญ

หลายคนเข้าใจว่า “ใบเตือน” เป็นแค่กระดาษตำหนิพนักงาน
แต่จริง ๆ แล้ว ใบเตือนคือ เอกสารทางกฎหมาย ที่ใช้ยืนยันว่า บริษัทได้ดำเนินการตักเตือนพนักงานตามขั้นตอนอย่างเป็นธรรม
และสามารถใช้เป็น หลักฐานในการเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย ได้ หากพนักงานทำผิดซ้ำภายใน 1 ปี

ตาม มาตรา 119 (4) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน

“นายจ้างอาจเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย หากลูกจ้างได้รับใบเตือนเป็นหนังสือ แล้วกระทำผิดซ้ำภายใน 1 ปี นับแต่วันที่ได้รับใบเตือนนั้น”

🔹 ส่วนประกอบของ “ใบเตือนที่ถูกต้อง”

1. หัวเรื่องชัดเจน
   เช่น “ใบเตือนเรื่องการมาทำงานสาย” หรือ “ใบเตือนเรื่องการละเลยหน้าที่”

2. ข้อมูลพนักงานครบถ้วน

   • ชื่อ–นามสกุล

   • ตำแหน่ง / แผนก

   • วันที่ออกเอกสาร

3. ระบุพฤติกรรมผิดอย่างชัดเจนและตรวจสอบได้
   ตัวอย่าง:

“จากการตรวจสอบ Time Attendance เดือนตุลาคม พนักงานมาทำงานสาย 16 วัน โดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า ถือเป็นการฝ่าฝืนระเบียบข้อ 3.1 เรื่องเวลาเข้างาน”

• แนวทางการปรับปรุงและผลหากผิดซ้ำ

“หากกระทำผิดซ้ำภายใน 1 ปี บริษัทอาจพิจารณาลงโทษขั้นต่อไปถึงขั้นเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยตามมาตรา 119 (4)”

• ลายเซ็นครบถ้วน

  • ผู้บังคับบัญชา / ผู้บริหาร

  • พนักงานผู้รับทราบ (หรือมีพยานเซ็นแทนถ้าปฏิเสธการลงนาม)

🔹 ประเภทของการตักเตือน

1. ตักเตือนด้วยวาจา – ใช้กรณีเล็กน้อย เช่น ลืมลงชื่อเข้างาน

2. ใบเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร – กรณีทำผิดซ้ำ หรือส่งผลกระทบต่อการทำงาน

3. ใบเตือนขั้นสุดท้าย (Final Warning) – ก่อนดำเนินการเลิกจ้าง

🔹 ตัวอย่างข้อความใบเตือน

บริษัทได้ตรวจสอบพบว่า
คุณกัลย์สุดา เชี่ยวชาญ ตำแหน่ง Sales Representative
มาทำงานสายเกิน 15 นาที จำนวน 16 วัน ในเดือนตุลาคม 2568
ซึ่งถือเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ข้อ 3.1 เรื่องการเข้างานตรงเวลา

บริษัทจึงขอมีหนังสือเตือนฉบับนี้ และขอให้คุณปรับปรุงพฤติกรรมดังกล่าว หากกระทำผิดซ้ำภายใน 1 ปี บริษัทอาจพิจารณาลงโทษขั้นต่อไปถึงขั้นเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยตามกฎหมาย

ลงชื่อ ___________________ (ผู้บังคับบัญชา)
ลงชื่อ ___________________ (พนักงานผู้รับทราบ)
วันที่ _____________

✅ สรุปสำหรับ HR

• ใบเตือนต้องเป็น เอกสารลายลักษณ์อักษร เท่านั้นถึงจะมีผลทางกฎหมาย

• ระบุข้อเท็จจริงชัดเจน พร้อมแนบหลักฐาน

• พนักงานต้อง “รับทราบ” หรือมีพยานเซ็นแทน

• เก็บไว้ในแฟ้มพนักงานอย่างน้อย 1 ปี เพื่อใช้เป็นหลักฐานหากมีการกระทำผิดซ้ำ