Exit Interview: เครื่องมือสำคัญในการพัฒนาองค์กร

การที่พนักงานลาออกจากงานเป็นเรื่องธรรมดาในโลกธุรกิจ แต่หลายองค์กรมักมองข้ามโอกาสทองคำที่จะเรียนรู้จากการจากไปของพนักงาน นั่นคือ "Exit Interview" หรือการสัมภาษณ์ก่อนลาออก ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีค่าอย่างยิ่งในการปรับปรุงและพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้น

Exit Interview คืออะไร?

Exit Interview คือกระบวนการสัมภาษณ์พนักงานที่กำลังจะลาออกจากงาน เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงาน เหตุผลในการลาออก และข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงองค์กร การสัมภาษณ์นี้มักจัดขึ้นในช่วงสัปดาห์สุดท้ายก่อนที่พนักงานจะออกจากตำแหน่ง

ทำไม Exit Interview จึงสำคัญ?

1. เข้าใจสาเหตุการลาออกที่แท้จริง พนักงานที่กำลังจะออกจากงานมักพูดความจริงได้มากกว่าเมื่อไม่ต้องกังวลเรื่องผลกระทบต่อการงาน ทำให้องค์กรได้รับข้อมูลที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับปัญหาหรือจุดอ่อนของบริษัท

2. ลด Employee Turnover Rate การวิเคราะห์ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยให้องค์กรระบุปัญหาและปรับปรุงก่อนที่จะสูญเสียพนักงานคนอื่นๆ ไปด้วยเหตุผลเดียวกัน

3. พัฒนาวัฒนธรรมองค์กร ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจมุมมองของพนักงานต่อวัฒนธรรมการทำงาน นโยบายต่างๆ และบรรยากาศในองค์กร

4. ปรับปรุงกระบวนการ HR ไม่ว่าจะเป็นการรับสมัครงาน การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม หรือการประเมินผลงาน ข้อมูลจาก Exit Interview ช่วยปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

คำถามที่ควรถามใน Exit Interview

เกี่ยวกับเหตุผลการลาออก:

  • อะไรเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออก?

  • มีปัจจัยใดที่อาจทำให้คุณเปลี่ยนใจและอยู่ต่อได้หรือไม่?

เกี่ยวกับงานและหน้าที่:

  • คุณรู้สึกอย่างไรกับงานที่ได้รับมอบหมาย?

  • มีส่วนไหนของงานที่คุณชอบและไม่ชอบมากที่สุด?

  • ความท้าทายในงานตรงกับความคาดหวังของคุณหรือไม่?

เกี่ยวกับผู้บังคับบัญชาและทีมงาน:

  • ความสัมพันธ์กับผู้บังคับบัญชาเป็นอย่างไร?

  • คุณได้รับการสนับสนุนและคำแนะนำที่เพียงพอหรือไม่?

  • บรรยากาศการทำงานในทีมเป็นอย่างไร?

เกี่ยวกับการพัฒนาและโอกาสก้าวหน้า:

  • คุณรู้สึกว่าได้รับโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะเพียงพอหรือไม่?

  • เส้นทางการเติบโตในองค์กรชัดเจนสำหรับคุณหรือไม่?

เกี่ยวกับสวัสดิการและสภาพแวดล้อมการทำงาน:

  • คุณพอใจกับค่าตอบแทนและสวัสดิการหรือไม่?

  • สภาพแวดล้อมการทำงานเป็นอย่างไร?

  • Work-life balance เป็นอย่างไร?

ข้อเสนอแนะ:

  • คุณมีข้อเสนอแนะอะไรสำหรับการปรับปรุงองค์กร?

  • หากเพื่อนของคุณถามเกี่ยวกับการทำงานที่นี่ คุณจะแนะนำอย่างไร?

วิธีการจัด Exit Interview ให้มีประสิทธิภาพ

1. เลือกผู้สัมภาษณ์ที่เหมาะสมควรเป็น HR หรือผู้บริหารที่เป็นกลางและไม่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาที่อาจเป็นสาเหตุการลาออก

2. สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจและพร้อมที่จะแบ่งปันความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา

3. รับประกันความลับชี้แจงว่าข้อมูลจะถูกใช้เพื่อการปรับปรุงองค์กรเท่านั้น และจะไม่เอาไปใช้ในทางที่เป็นอันตราย

4. ฟังอย่างตั้งใจให้ความสำคัญกับทุกคำตอบและแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพวกเขา

5. ถามคำถามลึกอย่าหยุดที่คำตอบผิวเผิน ให้ถามต่อเพื่อเข้าใจรายละเอียดและบริบทที่แท้จริง

การนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์

การได้ข้อมูลจาก Exit Interview เป็นเพียงจุดเริ่มต้น สิ่งสำคัญคือการนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์และดำเนินการปรับปรุง:

1. วิเคราะห์แนวโน้มรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ คนเพื่อหาแนวโน้มและปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ

2. จัดทำแผนปรับปรุงกำหนดแผนการแก้ไขปัญหาที่ชัดเจนและมีเป้าหมายที่วัดผลได้

3. ติดตามผลประเมินผลการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและปรับแผนตามความจำเป็น

4. สื่อสารให้พนักงานทราบแจ้งให้พนักงานปัจจุบันทราบถึงการปรับปรุงที่เกิดขึ้นจากข้อเสนะแนะของเพื่อนร่วมงานที่ออกไป

ข้อควรระวัง

  • อย่าใช้ Exit Interview เป็นโอกาสในการโต้แย้งหรือพยายามชักจูงให้พนักงานเปลี่ยนใจ

  • ไม่ควรมองข้ามข้อมูลที่ได้รับเพียงเพราะมาจากพนักงานที่ไม่พอใจ

  • ต้องดำเนินการตามข้อมูลที่ได้รับ ไม่ใช่เพียงแค่รวบรวมไว้

สรุป

Exit Interview เป็นเครื่องมือที่มีค่าในการพัฒนาองค์กร แม้ว่าจะเป็นการสนทนากับคนที่กำลังจะจากไป แต่ข้อมูลที่ได้รับสามารถนำไปใช้ในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับพนักงานที่ยังคงอยู่ และช่วยลดการสูญเสียพนักงานที่มีคุณค่าในอนาคต

การทำ Exit Interview ที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยการเตรียมตัวที่ดี การฟังอย่างตั้งใจ และที่สำคัญที่สุดคือการนำข้อมูลไปใช้ในการปรับปรุงอย่างจริงจัง เมื่อองค์กรให้ความสำคัญกับกระบวนการนี้ จะเห็นผลในรูปของพนักงานที่มีความพึงพอใจมากขึ้น อัตราการลาออกที่ลดลง และวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งขึ้น

Next
Next

ความสำเร็จของการจัดการเบี้ยขยัน : เปลี่ยนจาก Manual สู่ระบบอัตโนมัติ